第153章 以后还 (第1/2页)

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0引言

在现阶段我国文秘工作开展中，因面临更高的要求，需确保文秘工作更为高效和准确，传统文秘工作模式也必然表现出明显的不适应性，容易增加出现问题的概率。在现代文秘工作中不容忽视积极运用各类先进技术手段，其中办公自动化发展就是重要辅助手段，可在现代文秘工作优化中发挥积极作用。办公自动化相关技术和处理方式的应用，确实对现代文秘工作产生较大影响，其中虽绝大部分是积极推动影响，有助提升现代文秘工作水平，但也对文秘工作人员提出新的挑战，需其能积极适应新的工作模式，为此，相关研究极为必要。

1办公自动化概述

办公自动化是现阶段办公领域中较受重视的一类新型工作模式，主要指在办公室工作中，充分运用现代信息技术，促使原有办公室工作得以形成更为理想的优化作用，尤其在办公效率及准确度方面，更可进行切实的改善。伴随现阶段信息技术的推广及通信技术的发展，办公自动化水平同样也越来越高，能有效实现对办公人员工作量的明显降低，促使办公水平得到更好提升。基于现阶段办公自动化系统的构建而言，主要涉及计算机设备、通信网络、办公自动化软件以及其它辅助设备，由此更好形成理想的人机信息处理系统，便于更好优化处理各项办公业务，尤其在信息资料的获取、加工、分析、共享以及存储、利用方面，可形成更高效率和更高准确度，且能同时处理各类数据信息，对办公人员的辅助作用较强。

伴随现阶段办公自动化模式的推广、运用以及相关技术手段的创新发展，办公自动化在越来越多的方面发挥出了重要作用，功能也却来越全面，其中较突出的功能价值有以下几点：首先，办公自动化可有效实现各类数据信息资料的便捷处理，尤其面临当前越来越繁杂的各类数据信息资料，传统办公处理方式应用的效果并不特别理想，易出现数据信息资料应用效率低下的问题，但在办公自动化应用下，文字、数据、图形、语音以及视频等各类信息资料均可形成理想处理，由此表现出更强的信息资料应用价值；其次，办公自动化还能有效实现各类行政事务的优化处理，这也是原有办公相对繁杂的任务，无论是人事管理、工资管理、办公用品管理，还是财务信息管理，在办公自动化应用中均可形成较为理想的优化作用，得以促使行政事务处理更为高效、准确，解决原有人工管理存在的明显混乱或滞后性问题，管理人员应予高度重视；另外，办公自动化在通信方面的优化效果同样较为理想，可在办公室内部构建理想的人与人沟通渠道，促使各个部门间以及各个人员间的信息交流更为便捷、顺畅，在整个单位内部有效构建信息共享平台，以此更好优化各项办公业务开展；最后，办公自动化还有助于进行辅助决策，在单位管理方面发挥重要作用，尤其在充分分析运用各类数据信息资料的基础上，可为相关决策人员提供有价值的参考意见，最终提升决策准确度。

2办公自动化发展对现代文秘工作的影响

2.1有助于提高办公效率

办公自动化发展对现代文秘工作的影响首先表现在工作效率的提升上，这也是切实优化现代文秘工作的重要着眼点。在开展传统文秘工作中，因需处理的信息资料较为繁杂，且往往存在着较大的变动可能性，如此也就很可能导致文秘工作效率低下，且明显增加文秘工作人员的负担和压力。在办公自动化发展中，文秘工作人员可借助较为先进的办公自动化软件，实现大量文秘工作的灵活、优化处理，以此更好提升文秘工作效率，降低文秘工作人员的负担。比如在最为基本的文稿编写工作开展中，如文秘工作人员依托传统文稿编写模式，不仅前期编写难度较大，在后续反复修改以及格式调整中，同样也易浪费大量时间，且很难形成较为理想的文稿编写效果，成为文秘工作人员较为头疼的工作任务之一。但在办公自动化相关软件的辅助下，文秘工作人员可直接借助现成的文稿模板进行文字编写，在文字编写过程中，如存在明显的错误，相应软件也可进行自动提醒，由此更好实现对文稿编写效率的提升，且后续修改的次数往往会明显降低，有助于更好优化文稿编写水平，对文秘工作人员的辅助作用价值较为突出；

2.2有助于优化信息运用

办公自动化发展对现代文秘工作的影响还表现在信息资料的运用方面，这也是当前文秘工作人员的重要任务之一。在现代文秘工作开展中，因存在大量有待于收集、整理、传输和分析、存储的信息资料，相应工作开展难度较大，如果文秘工作人员依托传统工作模式，不仅会出现较大的工作量，同样也极易出现较为明显的混乱，随之导致信息资料的应用价值受损。办公自动化的发展应用在该方面同样也可产生积极影响，有助于促使信息资料的运用更为高效、有序，实现整个环节的创新变革，解决信息资料的制约问题。比如在前期大量信息资料的收集中，文秘工作人员就可充分借助办公自动化平台，从多个部门或领域，依托互联网技术，获取较为充分、全面的数据信息资料，且确保数据信息资料类型的多样性，为后续应用创造理想条件；在信息资料的整理和分析方面，办公自动化相关软件的应用同样也可对其进行自动化分析和调整，有助于促使所有数据信息资料根据目标和需求进行分类运用，以此避免可能出现的数据信息资料的严重混乱；在数据信息资料的传递方面，办公自动化的应用更可依托相应平台，在单位内部形成高效信息互通渠道，便于更好优化信息资料的高效传递，促使其可在更多方面发挥积极作用，避免信息共享不当带来的限制；在大量数据信息资料的存储方面，办公自动化的应用不仅可充分借助计算机设备及其它硬件设备进行存储，还可借助互联网进行云存储，如此更加便于后续查阅和使用，成为当前颇受重视的处理方式；

2.3有助于改进管理效果

在办公自动化发展背景下，现代文秘工作受到的影响还表现在各项管理和调度方面，尤其对各项活动安排，现代文秘工作人员同样面临较高压力，一旦出现任何偏差，不仅导致相关活动无法有序开展，同时还会带来严重资源损耗和资金损失，应引起文秘工作人员的高度重视。在原有单位各项活动安排管理中，较常见的问题就是时间和地点冲突，进而导致后续活动开展中出现矛盾，很可能造成严重的混乱。在办公自动化应用后，文秘工作人员往往可充分借助相关时间管理和地点管理软件，更好实现各项活动的合理安排，只需在相应软件中输入各项活动的开展时间以及地点，就可进行自动分析评估，判断是否存在相互冲突的活动，对冲突问题还能自动调整，由此更好确保各项活动的有序开展。当然，在相应活动安排以及调度工作开展中，文秘工作人员还可纳入人的维度，确保管理人员能根据自身需求，合理参与各项活动，避免出现“分身乏术”的问题；

2.4可能存在信息安全隐患